El software de inspección de incendios hace que sea más fácil que nunca mantener los sistemas de seguridad de vida
La ignorancia está lejos de ser feliz cuando se trata del deber del administrador de una instalación de mantener los sistemas de protección contra incendios en buen estado de funcionamiento. Ya sea que realicen la inspección, las pruebas y el mantenimiento (ITM) obligatorios por su cuenta o contraten a un contratista para detectar las deficiencias que podrían provocar fallas en el sistema, la responsabilidad final de garantizar la seguridad de la vida recae en el propietario y el personal designado del edificio. El software de inspección de incendios puede aliviar esta carga.
En este blog, explicamos las responsabilidades de un administrador de instalaciones cuando se trata de ITM de sistemas de protección contra incendios. Y mostramos cómo una nueva tendencia hacia el software, dirigido a fuentes, alarmas contra incendios, rociadores contra incendios, extintores y otros componentes, está facilitando más que nunca el mantenimiento de los sistemas de seguridad humana.
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Los costos y responsabilidades se disparan cuando se descuida un sistema de protección contra incendios
Los sistemas de protección contra incendios son equipos esenciales para cualquier tipo de instalación y requieren un mantenimiento extenso para garantizar que funcionarán como se espera en una emergencia. Los códigos y estándares modelo contra incendios de la Asociación Nacional de Protección contra Incendios (NFPA) describen las responsabilidades para llevar a cabo ITM de varios sistemas y elementos.
Por ejemplo, la edición de 2017 de NFPA 25: Norma para la instalación, prueba y mantenimiento de sistemas de protección contra incendios a base de agua establece que el trabajo de ITM debe ser realizado por «personal calificado» (sección 4.1.1.2) y permite subcontratarlo a un profesional ITM (A.4.1.1). Pero el mandato principal es claro: los propietarios de los edificios y sus representantes designados son los responsables últimos del ITM de los sistemas de seguridad humana (4.1.1).
Algunas instalaciones, generalmente las más grandes, como un campus universitario en expansión o una planta de fabricación, deciden realizar esta inspección, prueba y mantenimiento completamente internamente, creando un departamento en el sitio que se dedica a garantizar que los sistemas extensos de seguridad humana funcionen correctamente.
El enfoque en mantener los sistemas en funcionamiento sigue siendo el mismo, pero otras prioridades pueden cambiar ligeramente. Por ejemplo, mientras que los contratistas tienen que equilibrar la inspección, las pruebas y el mantenimiento exhaustivos con el ROI, un departamento de ITM en el sitio que está bajo un intenso escrutinio tiene un enfoque posiblemente mayor en mantener siempre el 100% de cumplimiento que evita multas, caducidad de seguros, daños a la propiedad, cierres. y posibles responsabilidades legales:
- No hace falta decir que los incendios descontrolados ponen en peligro la vida y la propiedad y causan estragos en las operaciones. Y también existe el costo potencial de las deficiencias y los deterioros críticos no corregidos que pueden provocar el cierre de edificios o costosas vigilancias contra incendios hasta que los sistemas de protección contra incendios se restablezcan por completo en servicio.
- Las compañías de seguros pueden limitar o negarse a cubrir reclamos específicos si las investigaciones determinan que se descuidaron los sistemas de protección contra incendios, o negar la cobertura por completo si se descubren problemas antes de que ocurra una emergencia y no se corrigen rápidamente.
- La amenaza de responsabilidad legal es un incentivo importante para cumplir con un cronograma de ITM apretado. Los dueños de propiedades pueden enfrentar demandas si un incendio descontrolado se propaga a las propiedades adyacentes. Aún más importante, los gerentes de las instalaciones y los propietarios tienen la gran responsabilidad de proteger a las personas en sus edificios. Y si la ocupación de la propiedad incluye un componente residencial o educativo, por ejemplo, como dormitorios para campus universitarios, el peligro y la responsabilidad potencial aumentan aún más.
ITM de los sistemas de protección contra incendios: ¿Cuáles son las responsabilidades de un gerente de mantenimiento de instalaciones?
La ITM de los sistemas de protección contra incendios es un proceso continuo y riguroso que requiere muchas acciones diferentes a lo largo del tiempo. Las frecuencias varían según el tipo de sistema que se mantiene, pero generalmente van desde controles diarios muy simples hasta requisitos anuales intensivos. En el medio, hay una larga lista de otras actividades que deben llevarse a cabo y registrarse adecuadamente, en incrementos semanales, mensuales, trimestrales, semestrales y multianuales.
Incluso si los gerentes de las instalaciones no realizan las actividades por sí mismos, tienen la responsabilidad de garantizar que los sistemas se inspeccionen y prueben con regularidad y cumplan con los códigos y regulaciones locales. Esa responsabilidad les exige mantener al menos una base de conocimiento sobre una amplia gama de temas complejos, desde consideraciones operativas y requisitos de prueba e inspección hasta políticas y procedimientos.
Los administradores de las instalaciones también deben poder comprender cómo funcionan los sistemas de detección, supresión y notificación; evaluaciones de peligros; protección contra congelamiento; requisitos para el mantenimiento de registros; y cómo evaluar el diseño de un sistema para asegurar que continúe satisfaciendo las necesidades de ocupación y riesgo de un edificio.
Las normas y el código de la NFPA detallan los requisitos mínimos para la inspección, prueba y mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios, desde rociadores contra incendios y tuberías verticales hasta alarmas e hidrantes. También describen el sólido proceso que debe seguirse cuando se encuentran problemas, incluidas las soluciones y los informes adecuados. Las AHJ a menudo se basan en estas pautas con requisitos específicos para sus áreas en función de estos códigos y estándares modelo contra incendios.
Una vez que se completa el ITM obligatorio, la AHJ local revisa el informe y hace cumplir las reparaciones necesarias. NFPA establece plazos generales de finalización, pero muchas jurisdicciones también tienen sus propios requisitos para la corrección oportuna de deficiencias y/o deficiencias.
Para obtener información detallada sobre cómo determinar qué constituye un impedimento, una deficiencia crítica o una deficiencia no crítica en los sistemas de protección contra incendios, lea nuestro blog anterior: «Inspecciones de tuberías verticales y rociadores contra incendios: Clasificación de deficiencias y impedimentos».
Algunas tareas (por lo general, los requisitos de ITM diarios, semanales o mensuales) son fáciles de abordar por su cuenta para cualquier administrador de instalaciones calificado, mientras que otras son más complicadas y requieren más experiencia y capacitación. Los gerentes de instalaciones responsables de instalaciones más grandes, como universidades, a menudo están capacitados para manejar todas las responsabilidades de ITM, mientras que los gerentes de propiedades más pequeñas pueden encontrar más apropiado contratar a un contratista externo.
En la mayoría de las instalaciones, se lleva a cabo una solución híbrida: el personal designado del sitio realiza las inspecciones o pruebas más simples en plazos cortos y se contrata a un contratista externo para los requisitos más complicados que se realizan con menos frecuencia (como anualmente o dos veces al año). Pero incluso cuando ITM se contrata a terceros, el administrador de la instalación y, en última instancia, el dueño de la propiedad, es responsable de supervisar el trabajo, revisar los informes y autorizar las reparaciones cuando sea necesario.
Por qué las inspecciones ITM en papel ineficientes pueden hacer que las deficiencias permanezcan sin corregir
Aquí es donde surgen los problemas: incluso cuando los gerentes de instalaciones dedicados están más que calificados para realizar actividades de ITM, a menudo está lejos de ser su única responsabilidad. Después de todo, los gerentes son un recurso integral para mantener cada parte de una propiedad, desde los sistemas de calefacción y refrigeración hasta la eliminación de desechos, los ascensores y la plomería. E incluso las instalaciones particularmente grandes con departamentos ITM dedicados a la protección contra incendios todavía tienen una gran cantidad de elementos para verificar, probar y corregir si falta algo o está roto. Cuando un único punto de falla puede provocar la caducidad del seguro, una demanda o un sistema que no funciona, el 100 % de cumplimiento se convierte en una necesidad desafiante.
Las inspecciones tradicionales de papel y portapapeles de los sistemas de protección contra incendios consumen una cantidad significativa de tiempo, lo que obliga a los inspectores a escribir tediosamente sus hallazgos, tomar fotografías separadas y luego regresar a su oficina para transcribir la información en un informe final. Las mejoras de baja tecnología, como los documentos de inspección que son archivos PDF, Excel o Word, hacen poco para mejorar la eficiencia y no permiten insertar rápidamente los datos en el informe.
La documentación minuciosa de las inspecciones es clave para una ITM adecuada, y no solo por las razones más obvias de cumplir con los requisitos de registro de la NFPA, enviar informes a la AHJ y generar una lista de problemas que deben corregirse. Después de un incendio, la documentación adecuada también puede ayudar a absolver de responsabilidad a los administradores de las instalaciones cuando se realizan inspecciones para determinar por qué ocurrió un incendio y si se cometieron errores.
«Yo no quiero ser el gerente de la instalación que no tiene la ‘i’ punteada”, afirma Chris Jelenewicz, gerente del programa de ingeniería de la Sociedad de Ingenieros de Protección contra Incendios, en un red de instalaciones reporte. “Te preguntarán si probaste la alarma contra incendios de acuerdo con los estándares y, si no tienes la documentación, tendrás problemas”.
Desafortunadamente, eso significa que cada inspección en papel generalmente genera al menos otra hora de trabajo adicional, ya que las personas dedican tiempo a cargar archivos desde memorias USB, luchan por descifrar notas garabateadas y escanean, fotocopian o combinan imágenes e informes escritos a mano en documentos electrónicos.
Peor aún, las notas y las copias impresas del papeleo se pierden o destruyen con facilidad, lo que hace que sea demasiado simple dejar algo importante fuera de los informes finales. Las inspecciones en papel también obligan a los gerentes de las instalaciones a desenterrar documentos antiguos para obtener resultados de inspecciones anteriores y unir esos datos. Esta tarea que requiere mucho tiempo puede provocar que se pasen por alto sutiles tendencias a la baja en el rendimiento o el cumplimiento si faltan los informes antiguos.
Cada día que pasa antes de que se solucione una deficiencia o deterioro crítico crea riesgos potenciales para la seguridad de la vida de la instalación y puede poner a los propietarios en conflicto con los plazos de la NFPA y del código de incendios local. Los mismos problemas de eficiencia también se aplican cuando los gerentes de las instalaciones contratan a contratistas de ITM que dependen de las inspecciones en papel, lo que a menudo hace que pasen días e incluso semanas antes de que se generen y aprueben los informes de inspección y las propuestas de reparación.
El software de inspección de incendios ayuda a los gerentes de las instalaciones a aumentar la eficiencia y el cumplimiento
El software de inspección de incendios de Inspect Point elimina la ineficiencia de las inspecciones en papel y mejora significativamente el cumplimiento. La interfaz 100 % digital ayuda a los gerentes de las instalaciones a realizar un ITM más rápido y completo de los sistemas de protección contra incendios, al tiempo que automatiza el tedioso trabajo administrativo de compilar informes. En cambio, las tareas internas se documentan de manera exhaustiva e instantánea a través de la plataforma para garantizar que las propiedades cumplan con los requisitos actuales y futuros de NFPA, seguros y AHJ.
Todos los códigos principales de NFPA ahora permiten informes de inspección electrónicos, incluido NFPA 25:
De la edición 2017 de NFPA 25
4.3.1.1* Se permitirá que los registros se almacenen y accedan electrónicamente.
La nueva tecnología puede ser intimidante, y la industria de protección contra incendios a veces tarda en adoptar las innovaciones. Pero realizar una inspección digital es simple para cualquier administrador de instalaciones acostumbrado a operar un teléfono celular o una tableta móvil. El software de inspección de incendios Inspect Point es fácil de usar y compatible con iPads y otros dispositivos móviles.
Proporciona un proceso paso a paso para cada actividad de ITM, lo que requiere que los usuarios marquen cada acción para asegurarse de que ningún detalle pase desapercibido, ningún paso se pierda y se logre el 100 por ciento de cumplimiento. El software está precargado con todas las preguntas, códigos NFPA y normas que un administrador de instalaciones necesita para inspeccionar equipos de protección contra incendios, incluidos rociadores, fuentes, alarmas, hidrantes, extintores y bombas contra incendios.
El programa también se puede personalizar para garantizar el cumplimiento de las leyes locales y reducir el tiempo de inspección mediante la eliminación de elementos que no son relevantes para los requisitos actuales de frecuencia, sistema, activos y construcción. El software también pone el historial de ITM de una propiedad al alcance de la mano del usuario, lo que elimina las búsquedas de informes antiguos que consumen mucho tiempo y facilita la detección de tendencias preocupantes. El programa puede incluso señalar equipos que han sufrido deficiencias anteriores y crear instantáneamente curvas de rendimiento de bombas contra incendios, una de las tareas de ITM más tediosas y complicadas.
Las notas y fotos tomadas con el iPad u otro dispositivo móvil se transfieren automáticamente a los informes, por lo que no se omite nada importante. Los informes se generan automáticamente con un solo clic, lo que libera al personal para que se concentre en tareas más importantes que la transcripción de notas escritas a mano. El software también mejora la seguridad y el cumplimiento al ayudar a los gerentes de las instalaciones a priorizar y realizar un seguimiento de todos los impedimentos o deficiencias que se descubren, enviando recordatorios automáticos para garantizar que se corrijan.
El software Digital ITM puede acelerar el cumplimiento por parte de los gerentes de las instalaciones al acelerar el seguimiento de las deficiencias y los impedimentos descubiertos también por los contratistas externos. En lugar de esperar a que el personal administrativo genere informes y propuestas de reparación, los contratistas pueden usar programas de inspección digital para producirlos mientras todavía están en el lugar de trabajo, y luego obtener la aprobación instantánea para comenzar a trabajar.
Además, Inspect Point crea y programa automáticamente inspecciones recurrentes con la frecuencia requerida, lo que reduce la posibilidad de que los departamentos internos ocupados infrinjan accidentalmente los requisitos del código de incendios u olviden comunicarse con una empresa externa de ITM en el momento adecuado.
ITM más rápido y confiable con software de inspección de incendios aumenta el cumplimiento y la seguridad
Los sistemas de rociadores contra incendios mantenidos adecuadamente controlan el 96 por ciento de los incendios que los desencadenan. Las tuberías verticales, los extintores de incendios, los hidrantes y otros componentes del sistema de protección contra incendios de una instalación desempeñan funciones igualmente vitales para prevenir daños y salvar vidas.
Ya sea que los gerentes de las instalaciones cuenten con la ayuda de un contratista de ITM o hagan el trabajo internamente, cumplir con el código es una responsabilidad vital. El software de inspección contra incendios ayuda a los profesionales a realizar inspecciones, pruebas y mantenimiento más rápidos y confiables de los sistemas de protección contra incendios, acercando el sistema a la meta de todos del 100 % de cumplimiento, el 100 % del tiempo.
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