Cómo escribir un alcance de trabajo para los servicios de ITM

Los propietarios de edificios y los administradores de instalaciones deben escribir un alcance de trabajo que sea específico, medible y basado en NFPA 25

Los propietarios o administradores de edificios que contratan a un contratista para realizar la inspección, prueba y mantenimiento (ITM) en un sistema de rociadores contra incendios deben evaluar el trabajo, comprender lo que están pagando y asegurarse de que los servicios oportunos mantengan sus sistemas en funcionamiento y en cumplimiento con código. Aquí es donde entra en juego un alcance de trabajo (SOW), parte de una solicitud de propuesta (RFP) general, para estos servicios.

Teóricamente, cada propietario de un edificio o su representante debería redactar un SOW detallado, aunque, en la práctica, normalmente solo lo hacen las instalaciones con departamentos de mantenimiento más complejos y sistemas de protección contra incendios. Las empresas más pequeñas con menos recursos y poco conocimiento de los sistemas, estándares y códigos a menudo confían en el contratista de rociadores contra incendios para explicar sus servicios y los pasos necesarios.

Si cae en el último campo, no es una mala idea obtener cotizaciones múltiples para estos servicios. Esto le permite comparar tanto el precio como los detalles de lo que pretenden hacer los contratistas. También puede ejecutar el plan por su autoridad local con jurisdicción (AHJ) para asegurarse de que cumple con los requisitos del gobierno local.

Este artículo explica el esquema de un alcance de trabajo para los servicios de rociadores contra incendios, detallando los elementos clave y cómo y cuándo debe reflejar el contenido que se encuentra en NFPA 25: Norma para la inspección, prueba y mantenimiento de sistemas de protección contra incendios a base de agua.

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Los propietarios de edificios son los responsables últimos del ITM de rociadores contra incendios

Los códigos y estándares modelo asignan la responsabilidad de la inspección, prueba y mantenimiento del sistema de rociadores contra incendios al propietario. Sin embargo, no se puede esperar que los propietarios y gerentes de las instalaciones tengan un conocimiento de nivel experto en el cuidado y mantenimiento de estos sistemas críticos de seguridad humana. Por esta razón, NFPA especifica que el trabajo de ITM es realizado por “personal calificado” y también permite que sea subcontratado:

De la edición 2017 de NFPA 25

4.1.1* Responsabilidad por inspección, prueba, mantenimiento y deterioro. El dueño de la propiedad o el representante designado será responsable de mantener adecuadamente un sistema de protección contra incendios a base de agua.

4.1.1.2 La inspección, las pruebas y el mantenimiento deben ser realizados por personal calificado.

A.4.1.1 Se puede permitir que cualquier parte o la totalidad de la inspección, prueba y mantenimiento se contrate con un servicio de inspección, prueba y mantenimiento.

Cuando surge una disputa entre el propietario de un edificio y uno de estos expertos contratados, el problema a menudo se debe a expectativas no cumplidas. Esto se puede prevenir con un alcance de trabajo debidamente escrito y detallado.

Como mínimo, detalle los requisitos trimestrales, semestrales y anuales mientras aprende a realizar tareas menos frecuentes

Las frecuencias de inspección y los requisitos de prueba varían según el tipo de sistema que se mantiene pero, como mínimo, la RFP y la SOW deben describir los requisitos de ITM trimestrales, semestrales y anuales. Sin embargo, hay algunos componentes del sistema que deben inspeccionarse o probarse semanal o mensualmente. En la mayoría de las instalaciones, el personal designado del sitio realiza las inspecciones o pruebas más simples en plazos cortos. Solo se contrata a un contratista externo para los requisitos trimestrales, semestrales, anuales, anuales y quinquenales más complicados.

NFPA 25 proporciona una lista completa de todos los requisitos de ITM para sistemas a base de agua y sus componentes. Es posible que su instalación solo tenga uno de estos sistemas o varios tipos. Enumere claramente todos los sistemas que tiene que necesitarán servicio y dónde están ubicados. Al escribir su SOW, considere si su instalación tiene o no los sistemas de protección contra incendios que se enumeran a continuación; los paréntesis muestran la tabla que resume los requisitos de ITM para cada uno dentro de NFPA 25:

• Sistema de rociadores contra incendios (Tabla 5.1.1.2)
• Sistemas de tuberías verticales y mangueras (Tabla 6.1.1.2)
• Redes de servicio contra incendios/hidrantes contra incendios privados (Tabla 7.1.1.2)
• Bombas contra incendio (Tabla 8.1.1.2)
• Tanques de almacenamiento de agua (Tabla 9.1.1.2)
• Sistema de rociado de agua (Tabla 10.1.1.2)
• Sistema agua-espuma (Tabla 11.1.1.2)
• Sistema de agua nebulizada (Tabla 12.1.2)

Cree su SOW tomando los plazos de inspección de la tabla correspondiente e insértelos en las partes «Objetivos del acuerdo/Entregables» y «Línea de tiempo» del esquema de SOW que se detalla a continuación.

El esquema de un ámbito de trabajo.

El SOW para servicios de inspección, prueba y mantenimiento de rociadores contra incendios identifica claramente todos los entregables, hitos, informes y productos finales. Un documento de alcance de trabajo se compone de seis secciones:

1. Glosario
2. Planteamiento del problema
3. Objetivos del Acuerdo
4. Objetivos del acuerdo/entregables
5. Administración
6. Cronología

1.Glosario

La sección del glosario define cualquier término o acrónimo inusual. Las personas que trabajan en una instalación suelen tener conocimientos institucionales, incluidos nombres de áreas o acrónimos de procesos. Una agencia externa no estará familiarizada con estos detalles, así que asegúrese de que estén claramente definidos en el glosario. Esto proporcionará al contratista el contexto necesario para brindar un servicio eficiente y una estimación precisa del costo del proyecto.

2. Declaración del problema

Esta sección describe el problema que el contratista resolverá. Para los sistemas de protección contra incendios, esto incluye mantener el cumplimiento de los códigos y estándares y garantizar la confiabilidad del sistema.

3. Objetivos del Acuerdo

Esto describe las tareas generales que deben completarse. Es el “panorama general”, o los resultados finales para los que se contrata al contratista. Un ejemplo sería “llevar a cabo todos los requisitos de inspección, prueba y mantenimiento mensuales, trimestrales, semestrales y anuales para [system] en los plazos especificados en este acuerdo.”

4. Objetivos del Acuerdo/Entregables

Esta extensa sección entra en detalles sobre el producto final y las expectativas del contratista. Debe describir claramente el trabajo que se realizará, la documentación real y las copias impresas que se recibirán, y cómo se llevarán a cabo. El acrónimo SMART es una buena guía para escribir objetivos claros:

S – específico

METRO – medible

UN – alcanzable

R – importante

T – basado en el tiempo

Usted debería ser específico sobre las metas y objetivos que deben cumplirse al redactar el SOW para la RFP. Aquí es donde se deben explicar las respuestas a las 5 «W»: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Los criterios de inspección, prueba y mantenimiento enumerados en las tablas NFPA 25 para cada tipo de sistema identifican las respuestas específicas a estas preguntas. Por ejemplo, enumere objetivos claros y entregables basados ​​en esta tabla que muestra el mantenimiento requerido para los sistemas de rociadores:

Para que el trabajo de mantenimiento de los rociadores sea mensurable, las fechas de vencimiento de las inspecciones deben enumerarse claramente. En lugar de escribir «se completarán las inspecciones trimestrales», el SOW debe ser específico y establecer algo en el sentido de «inspecciones trimestrales para [the year] se completarán y los informes se entregarán por [the exact dates that each quarterly inspection should be completed]. Esto evitará que el gerente de la instalación tenga que hacer un seguimiento constante y ver cuándo se llevará a cabo y se completará el informe trimestral, o rastrear esos informes.

es el objetivo declarado realizable? Si no, ¿por qué no, y qué se necesita para que así sea? Describa qué elementos se necesitan y cómo se proporcionarán. Los elementos comunes necesarios para lograr los objetivos de la inspección son llaves, acceso de seguridad oficial, una persona de contacto o de contacto, o tal vez una escolta en el lugar. La provisión (o falta) de estos elementos debe indicarse claramente. Especifique también cómo se recibirán los informes de inspección. ¿Serán solo digitales, digitales e impresos, o se enviarán a través de un proveedor externo?

El SOW debe cubrir estrictamente el trabajo y la información que es importante al trabajo específico y a este contrato específico. Solo incluya los edificios y sistemas que se van a probar.

Como las inspecciones del sistema de rociadores ya tienen requisitos de frecuencia, la basado en el tiempo componente está algo incorporado. Nuevamente, proporcione los plazos exactos para la finalización del trabajo y la documentación que se recibirá para el trimestre, semestral, anual y, idealmente, inspecciones cada 5 años.

5. Administración

Otras funciones necesarias para la realización del trabajo que no se consideran un «producto final» deben describirse aquí. Estos pueden incluir reuniones, conferencias, capacitación o requisitos de redacción de memorandos y cartas. En particular, se recomienda la capacitación si el personal en el sitio va a realizar algunas de las tareas menos frecuentes en los plazos de NFPA 25.

6. Cronología

La línea de tiempo repite las fechas definitivas para la finalización del trabajo y la recepción de entregables en una lista maestra. Otros elementos pertinentes al proyecto, como las tareas administrativas antes mencionadas, también deben integrarse en la línea de tiempo.

En caso de duda, sea específico sobre los entregables, el acceso y las expectativas, y siga NFPA 25

Los seis elementos que hemos detallado crean un alcance completo del documento de trabajo:

1. Glosario
2. Planteamiento del problema
3. Objetivos del Acuerdo
4. Objetivos específicos del acuerdo/entregables
5. Administración
6. Cronología

Estas secciones pintan una imagen de lo que se espera, cuándo se completará y cómo (y en qué forma) se entregará.

NFPA 25 también es su guía crucial para escribir una declaración de trabajo para la inspección, prueba y mantenimiento de rociadores contra incendios, específicamente alimentando las secciones de objetivos y cronograma. Se puede comprar una copia digital o física de la Asociación Nacional de Protección contra Incendios.

Cuando los contratistas encuentran deficiencias en el sistema y las enumeran en sus informes posteriores a la inspección, debe hacer un seguimiento solicitando una cotización para la reparación si el contratista no proporciona una rápidamente. Las deficiencias deben corregirse rápidamente, y si no se corrigen algunas de ellas de inmediato, se pueden producir infracciones del código de incendios que pueden causar multas y otras sanciones. No tenga miedo de solicitar múltiples cotizaciones de diferentes empresas para el trabajo, Si usted tiene el tiempo para hacerlo.

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Si tiene alguna pregunta o necesita ayuda para encontrar un artículo, Llámenos al+51 981 223 295 o envíe un correo electrónico.