Descubra cómo deshacerse del papel y los portapapeles impulsa los ingresos, la eficiencia y el cumplimiento
Dirigir una empresa de inspección, prueba y mantenimiento (ITM) de protección contra incendios no es exactamente simple. Los días típicos están repletos de personal de apoyo, gestión de proyectos, coordinación de cronogramas y mantenerse actualizado sobre los códigos y equipos de seguridad pública en constante evolución. Y, por supuesto, está la mayor responsabilidad de todas: realizar inspecciones, pruebas y mantenimiento del equipo de seguridad que salva vidas y propiedades.
Es mucho de lo que hacer un seguimiento y una gran responsabilidad para hacerlo bien. Afortunadamente, el software de inspección de protección contra incendios está cambiando el juego para los negocios de ITM, eliminando la presión de los propietarios de negocios y sus técnicos y haciendo que sus empresas sean más eficientes y rentables.
En este blog, mostramos siete formas en que el software de inspección de la NFPA puede aumentar el ROI y acercar a los técnicos y las instalaciones a las que sirven al 100 % de cumplimiento de los códigos y estándares de protección contra incendios.
Si desea ver cómo funciona el software de inspección de la NFPA y cómo hace que las inspecciones, el mantenimiento, los informes, la programación y la corrección de deficiencias sean más eficientes, regístrese para una demostración gratuita de Inspect Point.
El software ITM de protección contra incendios puede transformar una empresa de inspección
El software Inspect Point proporciona plantillas precargadas con todas las preguntas que los técnicos necesitan para inspeccionar los equipos de protección contra incendios según ocho códigos y estándares de la Asociación Nacional de Protección contra Incendios (NFPA). En pocas palabras, es un software de inspección de rociadores contra incendios, un software de inspección de extintores de incendios, un software de inspección de alarmas contra incendios y más, todo en uno.
La plataforma es completamente personalizable para la tarea en cuestión; los técnicos que realizan una revisión trimestral no necesitan perder el tiempo atravesando requisitos anuales más intensivos. Y los inspectores en el soleado sur de Florida no tienen que molestarse con preguntas sobre rociadores secos para clima frío. También incluye cientos de formularios que cubren los códigos locales, con la capacidad de agregar fácilmente más para abordar los requisitos en un área específica.
Inspect Point puede incluso usarse para inspeccionar sistemas que no sean de protección contra incendios cubiertos por otras agencias gubernamentales como la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) o la Agencia de Protección Ambiental (EPA).
Para obtener más información sobre sus capacidades, lea nuestro blog anterior: «Software de inspección Inspect Point NFPA: ¿Qué puedo inspeccionar?»

El software intuitivo de Inspect Point es fácil de operar para cualquiera que haya usado alguna vez una tableta o un teléfono inteligente, y es fácil de escalar de un usuario a 100 a medida que crece la empresa.
Guía a los técnicos a través de un proceso paso a paso cada vez que están en el campo, asegurando que marquen cada paso, para que no se pierdan detalles importantes. Inspect Point también hace que el historial de ITM de una propiedad sea accesible al instante y marca los equipos que sufrieron deficiencias anteriores.
La plataforma basada en la nube también automatiza muchas actividades administrativas, lo que permite a los técnicos entregar informes de inspección y propuestas de reparación, y obtener la aprobación, mientras aún están en el lugar de trabajo. Las inspecciones y los seguimientos de servicio más rápidos y simplificados conducen a más trabajo, lo que genera mayores ingresos y retorno de la inversión. Aún más importante, Inspect Point aumenta la seguridad y el cumplimiento.
Cómo el software ITM de protección contra incendios facilita la vida de los propietarios, técnicos y personal de las empresas de inspección
1. Elimina montones de papeleo y archivos perdidos
Podría decirse que el papeleo es la mayor pérdida de tiempo de una empresa de inspección. El inspector promedio realiza cuatro inspecciones al día y luego regresa a la oficina para el papeleo que lleva al menos una hora por inspección. Los informes en papel son engorrosos de armar, lo que obliga al personal a perder tiempo revisando archivadores en busca de datos antiguos, cargando imágenes y archivos PDF desde memorias USB, o escaneando, fotocopiando y combinando imágenes e informes escritos a mano en documentos electrónicos.
Eso no incluye cuánto tiempo extra se pierde escribiendo los resultados de la inspección y tomando fotografías en un dispositivo separado en el campo. O volver corriendo a la oficina para encontrar los formularios ITM correctos. O presentar documentos una vez que finalmente se completa un informe.
También es increíblemente fácil que los archivos en papel se pierdan o dañen, lo que hace que se pase por alto algo importante y ponga en riesgo a las personas y la propiedad.
Las propuestas de reparación pueden tardar días o incluso semanas en enviarse, ya que los equipos administrativos esperan a que lleguen las inspecciones en papel, se esfuerzan por descifrar las notas escritas a mano y asociar y adjuntar imágenes de deficiencias. Para entonces, el enfoque de un cliente a menudo se ha desplazado a otros asuntos, y lograr que alguien devuelva las llamadas o firme el trabajo puede ser un desafío frustrante.
Las inspecciones en papel dañan los ingresos y dejan demasiadas posibilidades de error. Incluso las mejoras digitales de baja tecnología, como los documentos de inspección que son archivos PDF, Excel o Word, hacen poco para mejorar la eficiencia, sin forma de transformar rápidamente los datos en una propuesta.

Inspect Point agiliza el proceso de inspección a través de inspecciones digitales que mantienen todos los archivos relacionados con un cliente en un lugar conveniente, incluido el historial de inspección de una propiedad. Las fotos y notas grabadas escribiendo o dictando voz en el iPad se transfieren automáticamente al informe final, lo que garantiza que no se pierda nada y acelera el trabajo entre un 20 y un 30 por ciento.
Los inspectores pueden generar informes de marca con un simple clic de un botón. Incluso pueden usar las lecturas recopiladas en el campo para crear curvas de rendimiento de bombas contra incendios profesionales, automatizando una de las tareas de ITM más engorrosas. Y las inspecciones, fotos, notas, firmas, deficiencias y correcciones propuestas se envían de forma segura a la oficina desde el campo en tiempo real en un solo documento fácil de leer.
Esto nos lleva al siguiente beneficio del software de inspección de protección contra incendios…
2. Obtenga propuestas de servicio firmadas mientras aún está frente al cliente
El software se sincroniza electrónicamente con la oficina administrativa mientras un inspector está en el campo, y su «asistente de propuestas» hace que la creación de propuestas para reparar deficiencias sea tan simple como presionar algunos botones. Las propuestas de reparación se pueden completar, entregar y firmar o rechazar. mientras el inspector todavía está frente al cliente. Este condensa un proceso que a menudo puede prolongarse durante 30 días a 30 minutos y podría aumentar los ingresos por servicios para el negocio promedio de ITM hasta en un 40 por ciento.
El trabajo aprobado se puede enviar inmediatamente al equipo administrativo, que puede comenzar a pedir piezas y programar a los técnicos para que realicen las reparaciones. El personal administrativo ya no tiene que esperar por los informes físicos, seguidos de las aprobaciones. Esto también reduce enormemente tener que perseguir a los clientes semanas después de que se complete la inspección para que firmen el trabajo.

3. Establezca una comunicación fluida entre el campo y la oficina
Gracias a la plataforma en la nube de Inspect Point, cualquier persona en el campo o en la oficina puede ver las notas de inspección, que tienen fecha, hora y nombre. La información se sincroniza a la perfección entre dispositivos para garantizar que nunca se pierdan actualizaciones o sugerencias importantes.
La comunicación abierta ayuda a eliminar los retrasos comunes que afectan los ingresos en las empresas de inspección. También permite a los técnicos generar ingresos adicionales en el momento al redactar, realizar y facturar al instante pequeños elementos de servicio, como el reemplazo de llaves de rociadores o detectores de humo durante las actividades de ITM.
4. Manténgase actualizado con los nuevos códigos NFPA
NFPA describe sus códigos y normas como documentos vivos que nunca envejecen. Se actualizan continuamente con nueva información basada en la experiencia y la investigación de incendios.
Pero si bien los códigos en constante evolución son fundamentales para la seguridad humana, puede ser difícil para las empresas de inspección ocupadas mantenerse siempre al tanto de los últimos desarrollos. Para complicar más las cosas, las diferentes jurisdicciones a menudo siguen diferentes ediciones de las normas o códigos de la NFPA y pueden adoptar otras nuevas en cualquier momento.
El software ITM de protección contra incendios elimina la presión de estar al tanto de las actualizaciones de los códigos contra incendios. El equipo de Inspect Point carga las preguntas relacionadas con las nuevas ediciones de los documentos de la NFPA a medida que las jurisdicciones las adoptan, lo que garantiza que los inspectores siempre sigan los requisitos más recientes.
5. Cree horarios inteligentes que sean casi imposibles de estropear
Error humano puede ser inevitable, pero es inaceptable para los clientes enojados que esperan a los técnicos que no se presentan y que no se dieron cuenta de que tenían una cita. Crear horarios con lápiz y papel o una hoja de cálculo de Excel no solo es mucho trabajo, sino que crea muchas oportunidades de error.
Inspect Point permite a las empresas organizar y sincronizar todos los horarios en un solo lugar. El software simplifica el seguimiento de dónde están todos, qué debe programarse y qué trabajos ya se han realizado. Los dueños de negocios pueden ver fácilmente los perfiles de los clientes y el horario de los técnicos individuales, observando las brechas que deben llenarse para maximizar la productividad.

Inspect Point también elimina la necesidad de buscar técnicos para nuevas asignaciones. Simplemente programe, asigne y envíe inspecciones a un técnico para una fecha, hora o recurrencia específicas y la inspección aparecerá instantáneamente en su iPad cuando se conecte a Internet. El software también permite a los técnicos filtrar sus asignaciones por edificios, código postal o ciudad, lo que les permite señalar las ubicaciones en un mapa y planificar las mejores rutas.
Y aquí hay una ventaja final: el software programará automáticamente inspecciones periódicas, para que los dueños de negocios no pierdan el tiempo reprogramando el mismo ITM del edificio cada mes, trimestre o año.
6. Priorizar el flujo de trabajo y el seguimiento de los servicios
Las deficiencias pueden acumularse rápidamente después de una ronda de inspecciones, y es más importante abordar algunas que otras. Después de documentar las deficiencias en el campo con la cámara del iPad, el software ITM de protección contra incendios permite a los técnicos seleccionar un estado de deficiencia prioritario para ayudar con el flujo de trabajo y el seguimiento del servicio.
Cuando las deficiencias se consideran «críticas» o se elevan a deficiencias del sistema, el software agrega otra capa de detalle y priorización. Eso ayuda a las empresas de inspección a tomar decisiones estratégicas sobre el envío y pedido de servicios. También rastrea qué deficiencias se han resuelto o qué nivel de resolución se ha alcanzado. La documentación de las deficiencias en orden de prioridad ayuda a las empresas de ITM a optimizar el proceso de inspección a lo largo del tiempo.

7. Vea el panorama general en una aplicación conveniente
Las actualizaciones en tiempo real desde el campo permiten a los dueños de negocios ver rápidamente las inspecciones en espera de revisión, las inspecciones programadas para ese día, todas las deficiencias documentadas enumeradas en orden de prioridad y más en la pantalla de inicio del software.
Tener esa información general disponible en un lugar conveniente ayuda a los gerentes a realizar un mejor seguimiento de su negocio y garantizar que nada se escape. También les ayuda a comprender lo que se debe hacer para ajustar y optimizar sus procesos.
El software de inspección de la NFPA aumenta los ingresos de las empresas de ITM y aumenta el cumplimiento de los clientes a los que atienden
El software de inspección de protección contra incendios resuelve muchos de los dolores de rociadoradministrar un negocio de inspección, incluido el papeleo perdido y los técnicos programados incorrectamente. Aumenta los ingresos, la eficiencia y el cumplimiento al permitir inspecciones y seguimientos de servicio más rápidos y de mejor calidad. Esto significa que se pueden realizar más inspecciones con mayor precisión con menos profesionales, una gran ayuda en una industria que lucha por encontrar profesionales calificados de ITM en medio de una escasez de mano de obra calificada.
La adopción de software de inspección digital también ayuda a nivelar el campo de juego de ITM. Permite a las empresas de cualquier tamaño entregar rápidamente informes y propuestas profesionales, mantener precios competitivos al reducir los costos y aumentar el flujo de efectivo al disminuir drásticamente la cantidad de días pendientes para el seguimiento y las propuestas de servicios.
Si desea ver exactamente cómo funciona el software de inspección de la NFPA, regístrese para obtener una demostración gratuita de Inspect Point.
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